Kode nomor surat dinas yang betul adalah sesuai ketentuan / aturan Permendagri Nomor 78 Tahun 2012. Merupakan hal yang penting dan perlu dipedomani untuk lembaga atau organisasi pemerintah. Dalam hal ini sekolah juga merupakan bagian dari organisasi pemerintah yang tentunya juga harus menggunakan kode nomor surat ini dalam pembuatan surat dinas.

Nah pada postingan kali ini saya akan berbagi kode nomor surat dinas yang sesuai dengan ketentuan terbaru untuk saat ini khususnya yang sering digunakan lembaga sekolah. 

Namun sebelum Anda lebih jauh mengetahui nomor kode surat dinas, ada baiknya mengetahui tentang Pengertian Surat Dinas telah saya share pada postingan sebelumnya. Nomor surat merupakan bagian surat dinas yang cukup penting.

Istilah Yang Harus Diketahui Tenaga Administrasi Sekolah pada Permendagri 78 Tahun 2012

Ada beberapa hal tentang istilah yang perlu dipahami dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 78 Tahun 2012 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementrian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah. Istilah-istilah ini baiknya diketahui oleh Anda yang bertugas sebagai pengelola arsip di sekolah atau tenaga administrasi sekolah secara umum.

1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
2. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
3. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
4. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
5. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan / atau lembaga kearsipan.
6. Naskah dinas penting adalah naskah dinas yang isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut, memuat informasi penting, mengandung konsepsi kebijaksanaan mempunyai nilai arsip.
7. Naskah dinas biasa adalah naskah dinas yang isinya tidak mengikat.
8. Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung Jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
9. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip dilingkungannya.
10. Klasifikasi adalah penggolongan naskah dinas berdasarkan masalah yang termuat didalamnya dan merupakan pedoman untuk pengaturan penataan dan penemuan kembali arsip

Ruang lingkup penyelenggaraan tata kearsipan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah meliputi:

• a. pengurusan surat;
• b. pemberkasan arsip; dan
• c. penyusutan arsip.

Pola klasifikasi disusun berdasarkan klasifikasi bidang tugas:

• 000 umum
• 100 pemerintahan
• 200 politik
• 300 keamanan dan ketertiban
• 400 kesejahteraan
• 500 perekonomian
• 600 pekerjaan umum dan ketenagakerjaan
• 700 pengawasan
• 800 kepegawaian
• 900 keuangan

Pengurusan naskah dinas keluar meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh tata usaha pengolah dan unit kearsipan.

a) tata usaha pengolah mempunyai tugas:

(1) mencatat naskah dinas keluar dalam kartu kendali rangkap 3 (tiga) berwarna putih, kuning dan merah

(2) menyampaikan konsep dan net beserta 3 (tiga) kartu kendali kepada pengendali pada unit Kearsipan.

(3) menyimpan kartu kendali berwarna merah menurut urutan nomor kode.

(4) mengendalikan naskah dinas yang belum selesai pengolahanya dan menyampaikan naskah dinas yang sudah selesai pengolahanya kepada penyimpan.

b) unit kearsipan 

unit kearsipan melaksanakan kegiatan pengendalian, penyimpanan.

(1) pengendalian mempunyai tugas :

(a) pemberian nomor kode klasifikasi pada kartu kendali dan mengembalikan kepada tatausaha pengolah.

(b) penyimpanan kartu kendali

(c) Penyimpanan kartu kendali berwarna kuning berdasarkan nomor urut pada kartu kendali.

(d) pengembalian kartu kendali berwarna merah kepada Tata Usaha Pengolah.

(2) penyimpanan mempunyai tugas penyimpanan kartu kendali berwarna kuning menurut nomor urut sebagai pengganti arsip selama naskah dinas masih berada di Unit Pengolah.

(3) penyimpan mempunyai tugas menyimpan kartu kendali berwarna kuning menurut nomor urut sebagai penggganti arsip selama naskah dinas tersebut masih berada di unit pengolah.

Kode Nomor Surat Dinas Yang Sering Digunakan di Sekolah

Dan berikut ini adalah kode nomor surat dinas sesuai ketentuan permendagri terbaru yang sering digunakakan lembaga sekolah.

Download Permendagri Tentang Kode Klasifikasi Surat

Agar lebih paham dan jelas silahkan download dan pelajari permendagari tentang klasifikasi surat dinas.

Download Permendagri Tentang Kode Klasifikasi Surat

Agar lebih paham dan jelas silahkan download dan pelajari permendagari tentang klasifikasi surat dinas.

Permendagri 78 Tahun 2012 Tentang Tata Naskah Dinas.pdf (Unduh)

 Lampiran Permendagri Klasifikasi Nomor Surat Dinas.pdf ( Unduh )